POLITYKA PRYWATNOŚCI

§ 1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej katgaia.com („Strona”), kontaktowaniem się z KAT GAIA, zapisywaniem się do newslettera, rezerwacją spotkań oraz korzystaniem z oferowanych usług.

  2. KAT GAIA świadczy usługi w zakresie coachingu, mentoringu, rozwoju osobistego, praktyk oddechowych oraz organizacji warsztatów, programów i wydarzeń rozwojowych.

  3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz właściwymi przepisami prawa polskiego, w tym Prawem komunikacji elektronicznej.

§ 2. Administrator danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest Katarzyna Lubianiec, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Katarzyna Lubianiec, NIP: 1231108525, adres do korespondencji: ul. Puławska 108/112, ok. 29, 02-620 Warszawa, działająca pod marką KAT GAIA („Administrator”).

  2. Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: hello@katgaia.com.

  3. Administrator odpowiada za zgodność przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami oraz stosowanie odpowiednich środków ochrony danych.

§ 3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od charakteru relacji Administrator może przetwarzać:

  1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.

  2. Dane związane z rezerwacją i realizacją usług, w szczególności terminy spotkań, wybrany rodzaj usługi, korespondencję oraz informacje niezbędne do organizacji współpracy.

  3. Dane rozliczeniowe, w tym dane do faktury, informacje o płatnościach i rozliczeniach.

  4. Dane dotyczące subskrypcji newslettera, w tym adres e-mail, imię, datę zapisu oraz informacje dotyczące zgód i interakcji z wiadomościami, jeśli są rejestrowane przez wykorzystywane narzędzie.

  5. Dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu i korzystaniu ze Strony.

  6. Informacje przekazane dobrowolnie w toku kontaktu lub korzystania z usług.

Administrator ogranicza zakres zbieranych danych do informacji niezbędnych do realizacji określonych celów.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Podstawa przetwarzania danych

Dane przekazane za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych lub komunikatorów są przetwarzane w celu prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań.

Podstawę prawną stanowi:

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody na konkretny cel;

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do wykonania zawartej umowy;

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności gdy przepisy wymagają zachowania określonej korespondencji lub udostępnienia jej uprawnionym organom;

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi na zapytania oraz utrzymywaniu relacji z osobami kontaktującymi się z Administratorem.

4.2. Rezerwacja spotkań

Rezerwacja spotkań online odbywa się z wykorzystaniem narzędzia Calendly.

W związku z rezerwacją mogą być przetwarzane imię, nazwisko, adres e-mail, wybrany termin spotkania oraz inne informacje przekazane w formularzu rezerwacyjnym.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy lub jej wykonanie.

Dane mogą być również przetwarzane przez dostawcę narzędzia Calendly zgodnie z właściwymi zasadami ochrony danych.

4.3. Realizacja usług

Dane klientów i uczestników przetwarzane są w celu organizacji i realizacji sesji mentoringowych i coachingowych, sesji oddechowych, warsztatów, retreatów oraz pozostałych usług KAT GAIA.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.4. Płatności i rozliczenia

Płatności za usługi realizowane są za pośrednictwem tradycyjnych przelewów bankowych.

Administrator przetwarza dane niezbędne do identyfikacji płatności, wystawienia dokumentów księgowych i wykonania obowiązków podatkowych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO.

4.5. Newsletter

Administrator prowadzi newsletter za pośrednictwem platformy MailerLite.

Newsletter może zawierać treści edukacyjne i inspiracyjne, informacje o nowych publikacjach, wydarzeniach, warsztatach oraz ofercie KAT GAIA.

Przetwarzanie danych w celu wysyłania newslettera odbywa się na podstawie zgody subskrybenta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), z uwzględnieniem wymagań dotyczących komunikacji marketingowej wynikających z Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie poprzez link rezygnacji zamieszczony w wiadomości lub kontakt z Administratorem.

4.6. Dochodzenie i obrona roszczeń

Administrator może przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

4.7. Bezpieczeństwo Strony

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu utrzymania prawidłowego działania Strony, zapewnienia jej bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania nadużyciom.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku technologii wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

§ 5. Informacje dotyczące zdrowia

  1. W związku z charakterem oferowanych usług Administrator może pytać uczestników o przeciwwskazania zdrowotne lub inne okoliczności istotne dla bezpieczeństwa udziału w sesji.

  2. Pytania te służą ocenie możliwości bezpiecznego uczestnictwa w praktyce, a nie diagnozowaniu, leczeniu lub udzielaniu świadczeń medycznych.

  3. Administrator co do zasady nie prowadzi dokumentacji medycznej ani nie utrwala odpowiedzi dotyczących stanu zdrowia uczestników.

  4. Jeżeli w toku rozmowy dochodzi do przetwarzania danych dotyczących zdrowia, Administrator zapewnia odpowiednią podstawę prawną wynikającą z art. 6 RODO oraz przesłankę dopuszczającą przetwarzanie danych szczególnych kategorii zgodnie z art. 9 RODO, w szczególności wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą.

  5. Informacje dotyczące zdrowia nie są wykorzystywane do celów marketingowych.

  6. Administrator nie wymaga przekazywania szczegółowych informacji medycznych, jeżeli wystarczające jest potwierdzenie braku przeciwwskazań lub rezygnacja z udziału.

  7. W przypadku konieczności utrwalenia danych dotyczących zdrowia uczestnik otrzyma odpowiednią informację dotyczącą celu, podstawy i okresu ich przechowywania.

§ 6. Spotkania online i komunikacja

  1. Spotkania online mogą być prowadzone za pośrednictwem platformy Zoom.

  2. Komunikacja z klientami może odbywać się za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, platform społecznościowych jak Instagram, Facebook, Substack, Linkedin, Tik Tok lub komunikatora WhatsApp oraz Telegram.

  3. W związku z korzystaniem z tych narzędzi przetwarzane mogą być dane identyfikacyjne, kontaktowe, treść wiadomości oraz informacje techniczne związane z połączeniami.

  4. Administrator wykorzystuje wskazane narzędzia w celu realizacji usług i prowadzenia komunikacji z klientami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

  5. Spotkania nie są co do zasady nagrywane. Ewentualne nagrywanie wymaga uprzedniego poinformowania uczestników i zapewnienia odpowiedniej podstawy prawnej.

  6. Dostawcy Zoom i WhatsApp przetwarzają określone dane również zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

  7. Administrator zaleca nieprzesyłanie za pośrednictwem komunikatorów szczegółowych informacji dotyczących zdrowia, chyba że jest to niezbędne i zostały zapewnione odpowiednie warunki ich przetwarzania.

§ 7. Odbiorcy danych

  1. W zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  • Squarespace – dostawca platformy internetowej i usług związanych z funkcjonowaniem Strony.

  • MailerLite – dostawca systemu newsletterowego.

  • Calendly – dostawca systemu rezerwacji.

  • Zoom – dostawca narzędzia do spotkań online.

  • Meta Platforms / WhatsApp – dostawca usług komunikacyjnych.

  • Dostawcy usług pocztowych, hostingowych i informatycznych.

  • Banki – w zakresie realizacji i rozliczania przelewów.

  • Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i podatkowe.

  • Uprawnione organy publiczne – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

2.Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie uzasadnionym celem ich przetwarzania. Poszczególni odbiorcy mogą działać jako podmioty przetwarzające, odrębni administratorzy lub – w odpowiednich przypadkach – współadministratorzy.

3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Korzystanie z usług międzynarodowych dostawców technologicznych może wiązać się z przekazywaniem danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

  2. W przypadkach, w których dochodzi do takich transferów, Administrator stosuje odpowiednie mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeśli są wymagane.

  3. Szczegółowe informacje dotyczące właściwych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

§ 9. Okres przechowywania danych

  1. Dane związane z realizacją umów przechowywane są przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń i dochodzenia lub obrony roszczeń.

  2. Dokumentacja księgowa i podatkowa przechowywana jest przez okres wymagany obowiązującymi przepisami.

  3. Dane subskrybentów newslettera przechowywane są do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera. Ograniczone dane potwierdzające udzielenie lub wycofanie zgody mogą być przechowywane dłużej w celu wykazania zgodności z prawem i ochrony przed roszczeniami.

  4. Dane związane z rezerwacjami i korespondencją przechowywane są przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez czas uzasadniony ewentualnymi roszczeniami.

  5. Dane techniczne i związane z cookies przechowywane są przez okresy wynikające z celów ich stosowania oraz konfiguracji poszczególnych narzędzi.

  6. Informacje zdrowotne przekazywane ustnie nie są co do zasady utrwalane ani archiwizowane.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują prawa określone w RODO, w tym:

  • Prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii.

  • Prawo sprostowania danych.

  • Prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem.

  • Prawo ograniczenia przetwarzania.

  • Prawo przenoszenia danych, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki.

  • Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

  • Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

2.W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: hello@katgaia.com

3.Administrator udziela odpowiedzi w terminach przewidzianych przez RODO, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl).

§ 11. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

  2. Niektóre dane są jednak niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, dokonania rezerwacji, realizacji płatności albo wystawienia dokumentów księgowych.

  3. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację określonej usługi.

  4. Zapis do newslettera jest dobrowolny i nie stanowi warunku korzystania z pozostałych usług KAT GAIA.

§ 12. Pliki cookies

  1. Strona może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa oraz obsługi funkcjonalności oferowanych użytkownikom.

  2. Strona jest zbudowana z wykorzystaniem platformy Squarespace, która może stosować cookies niezbędne do działania serwisu oraz inne technologie zależne od jego konfiguracji.

  3. W przypadku wykorzystywania cookies analitycznych, reklamowych lub innych technologii wymagających zgody, są one stosowane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

  4. Użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi cookies za pomocą udostępnionego na Stronie mechanizmu zarządzania zgodami, a także ustawień przeglądarki.

  5. Zgoda na stosowanie opcjonalnych cookies może zostać wycofana w dowolnym momencie.

  6. Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies, ich dostawcach, celach i okresach ważności są udostępniane w panelu ustawień cookies.

§ 13. Media społecznościowe

  1. Administrator prowadzi działalność komunikacyjną i promocyjną za pośrednictwem mediów społecznościowych.

  2. W związku z interakcjami użytkowników z profilami KAT GAIA Administrator może przetwarzać dane udostępniane przez użytkowników, w szczególności nazwy profili, komentarze, wiadomości i informacje o aktywności.

  3. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i promocji działalności, a w odpowiednich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

  4. Operatorzy platform społecznościowych mogą przetwarzać dane użytkowników na własnych zasadach, jako odrębni administratorzy lub w ramach współadministrowania określonymi operacjami.

§ 14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Ewentualne stosowanie technologii reklamowych lub analitycznych podlega odrębnej ocenie i odpowiednim obowiązkom informacyjnym.

§ 15. Bezpieczeństwo danych

  • Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności oraz poufności informacji powierzanych mu przez osoby korzystające z usług KAT GAIA.

  • Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

  • Dostęp do danych ograniczony jest do osób, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

  • Stosowane środki bezpieczeństwa podlegają przeglądowi i są dostosowywane do zmian technologicznych, organizacyjnych oraz charakteru prowadzonej działalności.

  • W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem, w szczególności:

a) zabezpieczenie dostępu do urządzeń, kont i systemów informatycznych wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych;

b) stosowanie mechanizmów uwierzytelniania i kontroli dostępu do danych;

c) korzystanie z usług dostawców technologicznych zapewniających odpowiednie standardy ochrony danych osobowych;

d) ograniczanie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób, dla których jest on niezbędny do wykonywania określonych zadań;

e) ograniczanie zakresu gromadzonych i przechowywanych danych do informacji niezbędnych do realizacji określonych celów;

f) stosowanie odpowiednich środków ochrony poufności informacji przekazywanych w związku z realizacją usług;

g) usuwanie lub anonimizację danych osobowych po ustaniu podstaw do ich dalszego przetwarzania.

§ 16. Zmiany Polityki Prywatności

  1. Administrator zastrzega możliwość aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa, zakresu działalności lub wykorzystywanych technologii.

  2. Aktualna wersja dokumentu publikowana jest na Stronie Internetowej.

  3. Zmiany Polityki Prywatności nie ograniczają praw osób, których dane dotyczą, wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

Ostatnia aktualizacja: 19 października 2026 r.